Tiene como función el registro, definición y control de las compras, cuentas por pagar y demás adquisiciones que realiza la empresa bien sea productos, servicios o activos.
La aplicación de Compras de AdaptaPro® se encarga del control de proveedores. El usuario define el flujo de trabajo operativo, mediante la creación y asociación de modelos de documentos de compra y cuentas por pagar, con el fin de establecer puntos de control para hacer seguimiento. El sistema estándar incluye en forma predefinida los siguientes documentos que se componen por renglones de productos.
Solicitud de Información.
Ordenes de compra.
Notas de recepción.
Facturas de compra.
Notas de débito.
Devoluciones de Compra.
Notas de Crédito.
Recepción por Garantía.
Recepción por Consignación.
Devolución de Notas de Recepción.
Devolución de Consignación.
Egresos por Garantía.
Otros documentos definidos.
Adicionalmente el sistema provee en forma predefinida un conjunto de documentos para el registro de cuentas por pagar que se derivan por diversas causas diferentes al proceso convencional de compras de productos, éstos son:
Débito por Revalorización Cambiaria.
Débito por Diferencia de Pago.
Crédito por Revalorización Cambiaria.
Crédito por Diferencia de Pago.
Giros.
Retención 1x1000.
Retención de ISLR.
Retención de IVA.
Reintegro de Compras.
Documentos para realizar Otros Pagos.
Adaptapro permite simplificar la carga de datos y evitar la doble entrada de datos, todos los documentos de compra pueden intercambiar los ítems o productos entre sí. Es de hacer notar que las devoluciones sólo podrán estar asociadas a una factura de compra o a una recepción. Esta definición es totalmente modelable por el usuario.
Un documento de compra puede representar una transacción de cuentas por pagar y afecta el inventario en cualquier escenario (Físico, Disponible y Contable), también puede afectar el auxiliar de tesorería. Así, por ejemplo, una factura de compra puede se pagada de contado y, el sistema de forma automática, generará la salida del dinero correspondiente en el auxiliar de tesorería.
En el caso de pagos con divisas distintas a aquella en la cual se creó el documento de compra, el sistema generará automáticamente la revalorización monetaria generando: la Nota de Crédito o Débito por diferencial cambiario.
El formulario de documentos para cuentas por pagar ofrece la posibilidad de registrar cuentas auxiliares o cuentas contables, en ambos casos puede introducir los datos del activo que está en adquisición.
Esta aplicación se compone básicamente de tres tablas que permiten generar todos los resultados de compras y cuentas por pagar:
En los renglones del documento de compra se incluyen los productos registrados en Inventario, con AdaptaPro® es posible utilizar códigos equivalentes en los casos en que al proveedor se le agote la existencia del producto, modificar la descripción de un renglón, asignar los seriales o lotes de los productos que se compran o reciben y ajustar precios, ampliar la descripción del cada ítem, entre otros.
Tipo de documentos: Contiene las reglas generales de cada tipo de documento, indica la relación con inventarios, libro de compra, retenciones, términos tributarios, cuentas por pagar y contabilidad.
Proveedores: Contiene toda la información necesaria para identificar a los proveedores o terceras personas que tienen relaciones como: Distribuir, prestar servicios, abastecer o cualquier operación de pago con la empresa. Entre ellos están: Personas de libre ejercicio, entes públicos, personas naturales y trabajadores.
Documentos del Proveedor: Posee todas las transacciones del proveedor: Documentos, Compras, Pagos y Giros. De esta tabla se generan los estados de cuenta y saldos de cuentas por pagar.
Antes de iniciar el uso de Compras y Cuentas por Pagar defina y planifique las características de cada tipo de documento y modelo de impresión para que se ajusten a la operatividad de la empresa.
AdaptaPro®, permite crear documentos de compra con costos en otra divisa como por ejemplo: Ordenes de compra en Dólares, y luego ser convertidos en documentos de compra en moneda nacional como por ejemplo: Notas de Recepción y Facturas de Compra revalorizadas en moneda nacional, además permite registrar costos y/o gastos de compra como por ejemplo: Seguro, Comisiones, Arancel, Almacenaje, Transporte, Etc. Logrando calcular un nuevo costo total obtenido del costo de adquisición más gastos de compra con la finalidad de fijar los precios de venta.
Una de las principales características del Modelo de Negocios “AdaptaPro®” es su alta flexibilidad necesaria para satisfacer las necesidades de cada empresa.
Todas las transacciones realizadas con los proveedores “Factura, Devolución, Entrega, Orden de Compra, etc.”, se registra en la tabla “Documentos de proveedor” según las características definidas en “Tipos de Documentos”, según cada tipo de documento, la transacción indicará que es un documento para cuentas por pagar, afecta el inventario, aplica retenciones, figura en el libro de compras, realizar asientos contables, acepta pagos, entre otros.
El diseño del sistema, permite registrar documentos de compra que no depende del proceso convencional de compras de productos, sino de otros conceptos como: Servicios o compra de activos. Por esta razón, el sistema provee el formulario “Documentos de Cuentas por pagar” que permite registrar compras y cuentas por pagar indicando el rubro contable bien sea indicando directamente la cuenta contable o su equivalencia utilizando las cuentas auxiliares contables.
Todos los documentos definidos para cuentas por pagar con aceptación de pagos debe ser pagados o abonados desde el formulario para “Comprobantes de pago” ubicado en la aplicación “tesorería”.
Para los usuarios que conocen los productos datapro DOS, las cuentas auxiliares son similares a las anteriores “Cuentas de Egreso”.
Todos los documentos de compras y cuentas por pagar pueden generar retenciones de impuesto sobre la renta y retenciones de IVA en forma automática. Esta definición de realiza en usuario por cada tipo de documento.
Con AdaptaPro®, es posible registrar cualquier gasto o compromiso que no signifique compra de productos. Como por ejemplo: Alquiler, Electricidad, pagos hacia trabajadores, etc. El usuario puede crear el tipo de documento que prefiera: Gasto, Pago y acceder al formulario de documentos de cuentas por pagar, seleccionar el proveedor, indicar el tipo de documento (Gasto o Pago) e crear los renglones que contienen la justificación del compromiso, finalmente puede aplicarle retenciones de IVA, retenciones de Impuesto sobre la renta. Si desea realizar el pago en forma inmediata solo debe seleccionar la opción Pago, indicar la forma de pago, grabar y finalmente obtiene el comprobante de pago, si desea diferir el pago no debe seleccionar la opción pago quedando el documento por pagar.
La información de proveedores y terceros es única, incluye: nombre, cédula, dirección física, dirección fiscal, teléfonos (fijo, móvil, fax), página Web, E-mail, RIF/NIT. Además, incluye información como clasificación, zona geográfica y actividad económica, personal del proveedor (Nombre, Cargo, Teléfono, Extensión y correo electrónico), persona (Jurídica, Natural, Gobierno), límite de crédito que ofrece en días y montos, concepto de retención del ISLR, entre otros.
